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西安曲江新区社区档案管理办法

第一章 总则

第一条  为了加强西安曲江新区社区档案的规范化管理,有效保护和利用社区档案资源,更好地为社区发展和城市管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《城市社区档案管理办法》、《西安市档案管理条例》、《西安市社区档案管理办法》等相关法律法规及档案工作规范、标准,结合我区工作实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于曲江新区各社区档案管理工作。

第三条  曲江新区社区档案是指在社区建设各项实践活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。 

第四条  社区应按照集中统一管理的原则,建立、健全社区档案工作,确保社区档案完整、安全和有效利用。任何单位和个人不得将档案据为己有或擅自销毁。

第五条  社区应当重视档案工作,加强组织领导,明确责任人和工作职责,并将档案工作纳入社区建设内容,保障档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

第六条  曲江新区管委会档案管理部门对曲江新区各社区档案工作实行监督和指导。社会事业局在进行社区建设的同时,要重视做好社区档案工作的规划部署。

 

第二章 档案机构及其职责

第七条  社区应依法建立健全档案工作,设立综合档案室,配备档案人员,配置档案保管设施设备,集中统一管理社区档案,开展档案利用服务工作。建立档案人员岗位责任制,制定档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用和保密等档案管理工作制度,编制本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表并组织实施。档案管理人员应经过档案业务培训,掌握档案管理基本知识和基本技能。

第八条  社区综合档案室负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范,收集、整理、鉴定、统计、保管本社区的各门类和载体的档案及有关资料,维护档案的完整与安全。

 

第三章 文件材料的归档与整理

第九条  凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各类文件材料,都应由社区档案管理人员或有关人员负责收集、整理,由本社区综合档案室集中归档管理。

第十条  归档时间:

(一)文书类文件材料按年度于次年3月底前归档。其中,社区服务活动中形成的文件材料宜随办随归;

(二)基本建设类文件材料在基本建设项目竣工、验收后3个月内归档;

(三)设备类文件材料在设备开箱验收后及时归档,安装及维修材料在工作结束后归档;

(四)会计文件材料由会计人员按年度整理归档,在财务部门保存1年后向综合档案室移交;

(五)声像档案由拍摄者、制作者在活动结束后1个月内向综合档案室移交; 

(六)实物档案及时归档;

(七)电子文件由形成者或信息管理人员定期向综合档案室移交,逻辑归档实时进行,物理归档与纸质文件归档同时进行;

(八)社区居民医疗保险档案、居民(家庭)档案等专门档案应根据其形成规律进行收集,整理完毕后综合档案室归档。

第十一条  归档要求: 

(一)归档的文件材料必须为原件,齐全完整,禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料;

(二)归档文件材料分类清楚,排列有序,保管期限划分准确,备考表填写真实,档案目录清楚无误,整理规范; 

(三)归档的声像材料必须为原版、原件,图像、声音清晰;

(四)电子文件应与打印出的纸质文件一并归档,电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体形式进行存储。

第十二条  归档文件材料的整理:社区档案一般由文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、专门档案等不同门类、载体构成。

(一)文书档案按照年度——问题(党群工作、自治工作、社区服务、民政事务、人口计生、环境卫生、综合治理、文化宣传等类目)进行分类,以件为单位,依据《西安市归档文件整理实施细则(试行)》要求,按保管期限——年度——问题进行分类排列编号; 

(二)科技档案分为基本建设档案和设备档案两类。基本建设档案按照工程项目分类整理,按项目——时间排列编号,按照GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》整理;设备仪器档案按照型号分类整理,按型号——时间排列编号; 

(三)会计档案按照年度——类别(凭证、账簿、报表、其他)分类整理并排列编号;

(四)声像档案按载体形式进行分类整理,设有照片、光盘等。按载体形式——年度进行排列编号;

(五)实物档案(锦旗、奖杯、奖牌、证书等)以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理;

(六)电子档案以盘为单位,按年度整理。每盘上面应注明形成单位、形成时间、所存文件标题、产生电子文件的软、硬件技术设备型号等项目,按照《西安市电子文件归档与电子档案管理规则》整理;     

(七) 社区居民医疗保险档案、居民(家庭)档案等专门档案应根据其形成规律进行整理、分类、编号。

 

第四章  档案信息化管理

第十三条  社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术,应用档案管理部门认可的档案管理软件管理和利用档案,逐步实现档案管理信息化、现代化。

第十四条  社区应积极开展电子文件的形成、收集、整理、归档工作,并采取可靠的存储介质进行离线备份。

 

第五章  档案的统计、鉴定、销毁和移交

第十五条  社区综合档案室应建立各类档案统计台账,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确登记和统计,并按照年度向档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。

第十六条  社区综合档案室应开展档案鉴定工作,根据《西安曲江新区社区文件材料归档范围及保管期限表》(见附件),对已到保管期限的档案进行鉴定。对失去保存价值的档案,应当清点核对并编制《档案销毁清册》,经社区党支部书记、居委会主任批准,报社会事业局审批后,指定专人在指定地点销毁,档案销毁清册归档保存,并报社会事业局备案。

第十七条  社区合并、拆分、撤销时应明确档案的归属和流向,做好移交工作。社区档案管理人员调离工作岗位时,应在离职前办理档案交接手续。

 

第六章  档案的保管和利用

第十八条  社区档案要科学保管,定期检查,采取防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体等有效措施,确保档案的完整与安全。 

第十九条  社区要积极开展档案利用工作。根据社区各项工作和社区居民对档案信息的需求,开展档案咨询、查借阅服务,并编写各种检索工具和社区大事记、组织沿革、基础数字汇编和专题参考资料,为社区建设和各项工作服务,为档案利用的简捷方便创造条件。

第二十条  社区应制定档案借阅制度,根据档案的重要程度确定不同的利用范围和审批程序。借阅时履行借阅利用手续,及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改污损档案,不得泄密,未经批准,不得擅自抄录、复制档案。

第二十一条  社区档案的开发与利用,必须严格遵守保密制度。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案保管、利用,应当按照国家有关法律法规办理。 

第二十二条  对在档案收集、管理、保护和开发利用工作中做出突出贡献的人员应当予以表彰和奖励。对危害档案完整与安全的行为,根据情节轻重给予批评教育或行政处分直至追究刑事责任。

 

第七章  附则

第二十三条  各板块参照本办法及相关规定执行。

第二十四条  本办法由西安曲江新区党政办负责解释。

第二十五条  本办法自印发之日起施行。

 

附:西安曲江新区社区文件材料归档范围及保管期限表


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